Organiser, accueillir, raconter: mes apprentissages au Community Events Day

Fraîchement arrivée chez Data Bene au cours de l’été, j’avais très envie de découvrir la communauté Postgresql et quel meilleur endroit pour ça que la journée dédiée à la communauté de la Conférence Européenne de PostgreSQL? Après une préparation des t-shirts et des supports de communication menée dans une course contre la montre, j’étais impatiente de découvrir l’événement de l’intérieur. Je suis donc arrivée pleine d’enthousiasme, ma liste d’ateliers en poche et bien décidée à rencontrer du monde.

Organizing and Growing Community Events

Mon premier atelier était un workshop intitulé Organizing and Growing Community Events, au cours duquel nous avons discuté en petits groupes de deux des quatre sujets proposés. J’ai beaucoup aimé le fait de pouvoir changer de groupe à la pause, ainsi que la mise à disposition d’un wiki pour poursuivre le travail et en garder une trace (il n’est à ce jour pas encore complet).

Le premier groupe que j’ai rejoint était animé par Pat Wright. Nous avons eu une conversation très intéressante sur la manière d’améliorer l’accueil lors des événements.

Pour moi, la réussite de ce groupe, dans lequel nous avons beaucoup échangé, tenait à deux choses: l’animateur avait préparé des questions variées et pertinentes pour nous guider, et nous formions un groupe assez hétérogène en matière d’expérience.

Voici quelques-unes des remarques qui m’ont le plus marquée.

1. Accueillir les nouveaux participants et leur donner envie de revenir, ça ne s’improvise pas!

Il faut mettre en place des dispositifs adaptés, comme:

• un système de buddy, avec des mentors formés pour accompagner les nouveaux arrivants ;
• une session d’accueil présentant les différentes activités et possibilités de participation ;
• un signe distinctif, comme un badge ou un tour de cou ;
• une mise à l’honneur des volontaires, par exemple lors de la cérémonie d’ouverture.

Je ne suis pas vraiment convaincue par cette dernière idée, car mettre les volontaires sous les projecteurs peut mettre beaucoup de monde mal à l’aise. En revanche, j’aime beaucoup l’idée de former les personnes qui jouent le rôle de buddies. Je suis également une grande fan des présentations qui permettent de découvrir toutes les possibilités offertes par un événement, au-delà des conférences elles-mêmes. À mon avis, cela serait aussi utile aux participants habitués, notamment lorsqu’ils ont besoin de s’aérer le cerveau entre deux présentations!

2. Les questionnaires sont souvent très intéressants à analyser, mais ils sont peu remplis. Comment les rendre plus conviviaux?

Lors d’une exposition consacrée à la visualisation de données, à Paris, il y a quelques années, j’avais repéré un dispositif de questionnaire auquel on répondait à l’aide d’un fil de laine que l’on enroulait au fur et à mesure de ses réponses. C’était très joli et très engageant: tout le monde participait!

Je pense que j’essaierai ce dispositif lors du prochain événement que j’organiserai. Je vous tiendrai au courant pour vous dire si ça fonctionne!

3. Le lieu de la conférence compte aussi.

Certaines personnes préfèrent les événements locaux, tandis que d’autres apprécient ceux qui leur permettent de voyager.

Personnellement, je pense qu’il faut proposer les deux pour toucher des publics différents! Il n’y a pas qu’un seul profil de nouveau participant, mais une multitude de personnalités et de situations de vie.

Pour prendre mon propre exemple, j’adorais voyager il y a quelques années. Aujourd’hui, avec un enfant en bas âge, je préfère les événements locaux.

4. La nourriture et le café peuvent marquer les esprits… pour de mauvaises raisons!

Lorsque la nourriture ou le café sont mauvais lors d’une conférence, les participants risquent de ne retenir que ça. Comme quoi, les détails logistiques ont parfois une importance bien plus grande qu’on ne le pense!

Des pistes pour mieux organiser les stands communautaires

Pour la seconde partie de l’atelier, je me suis retrouvée dans un groupe composé de personnes TRÈS expérimentées en événementiel et en marketing, animé par Mark Wong.

Nous avons réfléchi aux possibilités d’aider les volontaires de la communauté PostgreSQL à tenir des stands lors d’événements organisés par d’autres communautés.

C’était vraiment intéressant de bénéficier des retours de personnes travaillant dans de grandes entreprises, notamment parce que le groupe de volontaires de Mark est d’Amérique du nord, tout comme les autres participant de notre discussion. J’ai ainsi pu observer quelques différences avec ma façon de penser européenne, notamment sur la répartition géographique des ressources et des initiatives.

Nous avons tout de même identifié plusieurs pistes que j’ajoute à ma propre boîte à outils pour l’organisation de stands:

• Prévoir des activités engageantes en lien avec l’événement. Cette idée était déjà dans les cartons chez Data Bene, mais je l’aime toujours autant!
• Anticiper la question du stockage et du transport du matériel. C’est un véritable point de blocage: comment envoyer le matériel sur place, puis le récupérer? Plusieurs solutions ont été envisagées: faire fabriquer certains éléments sur place, puis donner ce qui reste aux communautés locales, ou encore demander de l’aide aux personnes qui se rendent à l’événement sans faire partie du groupe de volontaires, afin qu’elles transportent une partie du matériel.
• Faciliter la mobilisation des volontaires sur place. Trouver des lieux adaptés et des personnes motivées pour tenir un stand n’est pas toujours facile. Nous avons proposé comme idée pour la communauté, de demander aux organisateurs des conférences de relayer un appel à volontaires sur place, mais aussi de faire appel à des sponsors locaux pour financer la venue de volontaires et, potentiellement, leur apporter un coup de main sur le stand.
• Ne pas sous-estimer l’importance des goodies! Il faut proposer des objets à la fois amusants et utiles. Je ne vous dévoile pas nos idées pour le moment: vous les découvrirez peut-être lors de prochains événements!
• Mieux cibler les événements auxquels participer. Nous avons notamment évoqué la création d’une carte des volontaires indiquant leurs domaines d’action et leurs possibilités de déplacement. J’adorerais voir une telle visualisation! Nous avons également parlé de l’intérêt de se rapprocher d’événements locaux, où il est parfois plus facile de recruter des volontaires sur le long terme que lors de grandes manifestations nationales, voire internationales. Enfin, nous avons noté qu’il ne faut pas hésiter à solliciter les organisateurs chaque année pour obtenir un stand gratuit ou à tarif réduit lors des événements qui tiennent le plus à cœur aux volontaires.

Cet atelier s’est conclu par une restitution des travaux des autres groupes menés par Andreas Scherbaum et Hettie Dombrovskaya. Au moment de la publication de cet article le wiki de l’atelier n’as pas été complétement remplis, mais dans le futur, vous devriez pouvoir y retrouver les contenus des autres groupes de discussion.

Storytelling for Technical Communication

Mon second atelier s’intitulait Storytelling for Technical Communication. Il était animé par Boriss Mejías, Divya Sharma, Teresa Lopes et Derk van Veen. Comme le précédent, il s’agissait d’un atelier pratique, mais cette fois organisé autour d’une présentation suivie d’une mise en application, plutôt que d’une réflexion collective.

Je trouve ce format tout aussi intéressant, notamment parce qu’il permet de découvrir de nombreuses déclinaisons individuelles d’une même consigne.

Les animateurs et animatrices nous ont présenté une adaptation de la structure classique de storytelling: situation de départ, problème rencontré, solution apportée et conclusion. Ils nous ont ensuite proposé de l’appliquer d’abord à une présentation personnelle, puis à une idée, un projet ou une fonctionnalité.

Ils avaient préparé un tableau permettant d’appliquer cette méthode de manière structurée, que vous pouvez consulter si dessous.

Cet outil permet de visualiser et de rationaliser la démarche, tout en laissant une grande liberté d’exploration.

D’ailleurs, aucun des pitchs ne ressemblait vraiment aux autres! Certaines personnes insistaient davantage sur la partie situation initiale/somebody, tandis que d’autres mettaient l’accent sur le problème/but ou sur la solution/so.

Je connaissais ce type de structure, vu pendant mes études, mais je n’avais pas forcément pensé à l’appliquer à une présentation technique dans un contexte professionnel.

Je trouve que c’est une excellente idée, particulièrement adaptée aux profils techniques. La méthodologie, très structurée, leur fournit des repères rassurants pour se lancer dans l’art de raconter des histoires.

J’aimerais cependant revenir sur un point que j’ai soulevé à la fin de l’atelier, et qui me semble essentiel dans mon métier: cette structure n’est intéressante que si elle permet de donner du contexte et de créer des accroches auxquelles le public peut s’identifier.

L’objectif est de susciter de l’empathie, de permettre aux personnes de se projeter ou de faire des liens avec leur quotidien.

Car la structure, à elle seule, ne suffit pas à créer une bonne histoire. Elle y contribue, elle aide à la construire, mais ce qui fait que nous allons accrocher ou non, c’est surtout notre capacité à nous reconnaître dans ce qui nous est raconté, à y trouver un écho. Si vous êtes intéressé, vous pouvez voir toutes les diapositives ici

20 % pour le contenu, 80 % pour les personnes

Comme beaucoup d’entre nous l’ont souligné lors du premier atelier, on ne participe pas à une conférence uniquement pour son contenu. Sinon, on se contenterait de regarder les présentations sur Internet!

Non, on y va aussi, et surtout, pour l’aspect social: rencontrer des gens, échanger, partager de bons moments et renouer des contacts au milieu de vies professionnelles trépidantes.

J’ai pu observer que, moins on a d’expérience dans un domaine, plus on s’intéresse au contenu, parce que tout brille encore du vernis de la nouveauté. À l’inverse, plus on est expérimenté, plus on risque de trouver certains contenus peu intéressants, ou pas assez spécialisés. Et surtout, plus on a de personnes à retrouver et avec qui échanger!

En tant que nouvelle venue dans l’univers PostgreSQL, mais habituée des événements tech, mon ratio était donc de 20 % pour le contenu et 80 % pour les personnes.

Mais alors, pourquoi ne vous parler ici que des 20 % consacrés au contenu?

Tout simplement parce que, pour une première conférence, les rencontres que j’ai faites tournaient surtout autour de la présentation de nos personnes et de nos activités respectives. Les conversations sur des sujets plus variés viendront petit à petit, au fil des échanges entre les événements et lors de nos retrouvailles aux prochaines conférences.

Ceci dit, un immense merci à toutes les personnes qui m’ont prise sous leur aile et si bien accueillie, notamment les membres du groupe Diversité et les personnes francophones, qui m’ont présentée à plein de monde.

J’espère d’ailleurs avoir l’occasion de vous parler davantage de diversité dans de prochains articles. Peut-être même à travers un article consacré aux initiatives que j’ai pu découvrir dans les différentes communautés que je fréquente: Wikimedia, le logiciel libre, le milieu associatif et, désormais, PostgreSQL.

Ce type d’article vous intéresserait? Faites-le-moi savoir!